B2C: Lösung zur Steigerung der Effizienz bei der Instrumentenzählung um 90 % gestaltet

Problemstellung

„Chirurgische Teams sind durch umständliche manuelle Tracking-Systeme und einen überlasteten OP-Workflow belastet, was zu verlegten Instrumenten, längeren OP-Zeiten und Risiken für die Patientensicherheit führt.“

Ziele & Erfolgskennzahlen

1. Verlegungen reduzieren: Ziel eines 30 %igen Rückgangs verlegter oder nicht erfasster Instrumente.
2. Vorbereitungseffizienz verbessern: Angestrebt wird eine 25 %ige Steigerung der Geschwindigkeit der chirurgischen Vorbereitung.
3. OP-Zeit verringern: Beitrag zu einer durchschnittlichen 15 %igen Reduktion der gesamten Operationszeit.

Von Wireframes zu High-Fidelity-Designs

Low-Fidelity-Wireframes

1. Navigations-Blueprint: Ein klares, minimalistisches Layout erstellt, um die kognitive Belastung von Chirurgen und Pflegekräften zu reduzieren.
2. Wesentliche Funktionalität: Scannen, Echtzeit-Tracking und schnelle Suchfunktionen hervorgehoben.

Nutzer-Feedback & Zusammenarbeit

1. Feedback-Sitzungen: Wöchentliche Review-Calls mit einer kleinen Gruppe von OP-Pflegekräften organisiert, um unmittelbare Reaktionen zur Klarheit der Oberfläche einzuholen.
2. Design-Dev-Sync: Offene Kommunikation mit den Entwicklern gepflegt, um die technische Machbarkeit der Echtzeit-Datensynchronisation und der Integration mit Krankenhausdatenbanken sicherzustellen.

Beta-Test

Wir stellten eine Beta-Version der App in zwei Pilotkrankenhäusern bereit und führten gezielte Sitzungen mit chirurgischen Teams durch, um Schmerzpunkte zu erkunden und Verbesserungsideen zu sammeln.

Usability-Feedback

Pflegekräfte liebten den zügigen Scanvorgang, wünschten sich aber eine einfachere Suchleiste für selten genutzte Instrumente.

Einige Chirurgen schlugen einen Offline-Modus für den Fall von Netzwerkstörungen vor.

IT-Mitarbeiter betonten die Notwendigkeit einer robusten Datenverschlüsselung zum Schutz von Patienten- und Krankenhausinformationen.

Iterative Anpassungen: Die Oberfläche feinjustiert, um häufig genutzte Instrumente hervorzuheben, einen Offline-Scan-Cache integriert und die Sicherheitsprotokolle gestärkt.

Anfängliche Herausforderung

Als Ortolligence sich mit unserem Team bei Digica zusammentat, hatten sie eine kühne Vision: eine mobile App, die Scan-Technologie nutzt, um chirurgische Instrumente in Echtzeit zu verwalten. Operationssäle sind jedoch Umgebungen mit hohen Einsätzen und null Fehlertoleranz . Chirurgen und Pflegekräfte bewegen sich schnell und erwarten, dass sich die Technologie nahtlos in ihre bestehenden Arbeitsabläufe integriert.

Forschungsmethoden

1. Vor-Ort-Beobachtungen: Simulierte OP-Sitzungen begleitet, um zu sehen, wie Instrumente in Echtzeit verfolgt, beschriftet und übergeben werden.
2. Stakeholder-Workshops: Pflegekräfte, Chirurgen und IT-Admins zusammengebracht, um übergeordnete Schmerzpunkte zu umreißen (z. B. Instrumentenverlegung, Lieferkettenlücken).
3. Tiefeninterviews: 20 Interviews mit medizinischem Personal geführt. Zentrale Nutzerbedürfnisse rund um Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und intuitive Scanfunktionen identifiziert.

Erkenntnisse aus der Nutzerforschung

1. Chirurgen: Sie brauchten eine sofortige, zuverlässige Instrumentenidentifikation, um sich voll auf den Eingriff zu konzentrieren.
2. Pflegekräfte & Assistenten: Wünschten sich einen schlanken Prozess zur Verfolgung und Verwaltung von Instrumenten, der Unterbrechungen während Operationen reduziert.
3. IT-Mitarbeiter: Priorisierten eine nahtlose Integration mit Krankenhaussystemen (EMRs, Inventardatenbanken), um manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

Ideenfindung: Eine nutzerzentrierte Scan-Lösung gestalten

In Zusammenarbeit mit dem Digica-Produktteam kartierte ich User Journeys für Chirurgen, Pflegekräfte und IT-Admins . Wir legten den Schwerpunkt auf:

1. One-Tap-Scanning: Schnelles Scannen von Instrumenten mit QR-Codes oder RFID-Tags.
2. Echtzeit-Tracking: Automatische Aktualisierungen eines OP-Dashboards, das Standort, Verfügbarkeit und Nutzungsverlauf des Instruments anzeigt.
3. Inventar-Warnungen: Sofort erscheinende Warnungen bei niedrigem Bestand oder fehlenden Instrumenten, die die Fehlerchance während des Eingriffs reduzieren.

Wir zogen zunächst sprachaktivierte Befehle in Betracht, stellten aber fest, dass Hintergrundgeräusche im OP die Genauigkeit beeinträchtigten. Das bestätigte unsere Entscheidung, stattdessen in eine Scanfunktion zu investieren.

Zentrale Ergebnisse

30 % Reduktion bei Instrumentenverlegungen: Automatisiertes Tracking senkte verlegte Instrumente erheblich.

25 % Steigerung der Effizienz bei der OP-Vorbereitung : Pflegekräfte konnten präoperative Checks schneller abschließen, indem sie Siebe in Sekunden scannten.

1. 15 % Reduktion der gesamten OP-Zeit: Die konstante Verfügbarkeit der richtigen Instrumente straffte die Eingriffe.
2. Ein leitender Chirurg sagte tatsächlich: „Ortolligence fühlt sich in unserem OP-Ablauf so natürlich an. Ein Sieb zu scannen dauert jetzt Sekunden statt Minuten, und wir verlieren nur selten den Überblick über Instrumente.“